Messeplanung: Checkliste für den erfolgreichen Messeauftritt

07.06.2012 - Thema: Tipps - Autor: Team hhmesse.de

Wer erstmalig plant, sein Unternehmen auf einer Messe zu präsentieren, wird sich zunächst darüber informieren, welche Leistungsschau zweckmäßig ist. Die im laufenden Jahr stattfindenden Verkaufsschauen und Ausstellungen sind in manchem Jahresplaner verzeichnet. Allerdings ist diese Informationsquelle eher geeignet für Kurzentschlossene, die ihr Konzept schon parat haben. Alle anderen sind besser beraten, sich frühzeitig vorzubereiten. Messeplanung ist das Stichwort.

Kalkulation und Standanmietung in der Messeplanung

Bevor die Entscheidung fällt, ist es ratsam, sich ein genaues Bild über die Kosten zu machen. In der Messeplanung muss zunächst der Ausstellungsstand erfasst werden sowie die Ausgaben für Displays. Weiter sind Gelder für Hilfskräfte für Auf- und Abbau des Messestandes zu erwarten. Ist die Verwendung von elektronischen Hilfen geplant, müssen auch die in die Kalkulation einfließen. Daraus resultieren Stromkosten. Will man die Besucher zum längeren Verweilen eingeladen, wird Mobiliar notwendig. In jedem Fall muss für die Mitarbeiter eine Möglichkeit vorhanden sein, sich kurz zu erholen. Es ist bedeutend anstrengender, einen Messestand zu betreuen, als seiner gewohnten Arbeit nachzugehen. Das muss bei der Messeplanung berücksichtigt werden.

Für die Besucher und das Betreuungspersonal des Standes sind Erfrischungsgetränke notwendig. Wenn es zum Thema passt, kann man darüber nachdenken, Snacks zu reichen, selbst wenn es nur das mit dem Firmenlogo individualisierte Bonbon ist.

Neben dem Auf- und Abbau fallen Kosten an für den Transport des Messestandes, für Versicherung und eventuell Zoll. Auf gar keinen Fall dürfen die Reisekosten und Spesen sowie die Gehälter für die Firmenangehörigen, die das Unternehmen repräsentieren, außer Acht gelassen werden. Der vielleicht kostenintensivste Teil der Messeplanung.

Sind Messeplanung und Kostenberechnung so weit fortgeschritten, stehen nun die letzten planmäßigen Ausgaben bevor: die Werbung. Neben den Prospekten, die am Messestand verteilt werden, ist der Messeauftritt erfolgreicher, wenn die Kundschaft vorab darauf hingewiesen und eingeladen wird. Das Abfassen von Pressemeldungen gehört dazu und besonders um die Zielgruppe sollte man sich bemühen, wenn der Messeauftritt ein Erfolg werden soll.

Die Messe sollte gut geplant werden

© Digital Vision/Thinkstock

Standplanung und -montage

Möglichst frühzeitig sollte man an die Veranstalter der Messe herantreten, um sich die besten Ausstellungsflächen zu sichern. Ist geklärt, wie viel Fläche zur Verfügung steht, kann man bei der Messeplanung an die Ausgestaltung des Standes gehen. Ein Stellplatz am Kopf ist nach drei Seiten zu bedienen, innerhalb einer Reihe ist er weniger auffällig, benötigt geringeren Aufwand in der Ausstattung, dafür womöglich mehr Personal, um die Besucher an den Messestand zu bringen.

Standbetrieb und -betreuung

Bei der Auswahl des Personals, das am Stand arbeitet und die Umsätze einbringt, ist genaues Augenmerk auf die Talente der Firmenangestellten zu legen. Nicht jedem ist es gegeben, auf fremde Personen zuzugehen und sie an den Stand einzuladen. Es besitzen auch nicht alle das Können, das Produkt in lebhaften Farben darzustellen. Wieder andere sind Top-Verkäufer, wenn sie nur in Ruhe mit dem Kunden sprechen können. In dem hektischen Messebetrieb sollte für möglichst viele Situationen das entsprechende Personal in die Messeplanung einbezogen werden.

Verkaufshilfen für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse

Neben Werbemitteln und Displays sind weitere Verkaufshilfen am Messestand notwendig. Sollen Konstruktionen vorgestellt werden, müssen die entsprechenden Pläne vorliegen. Für eine schnelle Kalkulation brauchen die Mitarbeiter angemessene Mittel. Ist der Einsatz von Computern geplant, muss die aktuelle Software installiert sein. Vor dem Messebeginn ist es ratsam, Hard- und Software-Konfiguration möglichst in der Halle zu überprüfen. Wer drahtlos mit dem Firmenserver verbunden ist, muss sich auf stabile Verbindungen verlassen können. Falls es keine Unterlagen für Geschäftsabschlüsse auf Papier gibt, brauchen die Mitarbeiter einen Drucker und passende Vorlagen. Schnelle Notizen benötigen Block und Kugelschreiber. Ferner sind erforderlich: Quittungen samt Kasse, wenn Bareinnahmen zu erwarten sind, Nachschlagewerke für Frachtdienstleister bei Lieferungen und natürlich die eigenen Kataloge und Broschüren. Häufig sind es gerade Kleinigkeiten, die bei der Messeplanung in Vergessenheit geraten.

Erfolg auf der Messe mit entsprechender Messeplanung

Die Messeplanung verlangt alles vom Unternehmer. Je besser die Performance gelingt, desto höher werden die zu erzielenden Umsätze ausfallen. Nicht jede Planung übersteht die Überprüfung in der Realität. Nachbereitung mit den Mitarbeitern, die vor Ort waren ist ebenso wichtig, wie die Messeplanung selbst. Insbesondere sollte man die Geschäftsgänge nach dem Messeauftritt im Auge behalten. Wer sich für die Messeteilnahme an unterschiedlichen Standorten entscheidet, wird erleben, dass nicht alle Verkaufsschauen gleich erfolgreich sind. Manchmal liegt es tatsächlich am eigenen Auftritt, manchmal am Publikum, das die Messe besucht. Nicht alle Faktoren sind beeinflussbar, doch gründliche Messeplanung kann manchem Misserfolg vorbeugen.

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